KANBAN - BÍ QUYẾT TĂNG NĂNG SUẤT LÀM VIỆC VÀ QUẢN LÝ CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ!

KANBAN - BÍ QUYẾT TĂNG NĂNG SUẤT LÀM VIỆC VÀ QUẢN LÝ CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ!

Nhắc đến công việc hiệu quả và quản lý thông minh, KANBAN là một công cụ không thể thiếu. Với cơ chế hoạt động đơn giản và hiệu quả, KANBAN đã chinh phục hàng triệu doanh nghiệp trên thế giới. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá sâu hơn về KANBAN và tại sao nó có thể trở thành bí quyết giúp tăng năng suất làm việc và quản lý công việc hiệu quả.
1. KANBAN là gì?
KANBAN là một phương pháp quản lý công việc được phát triển từ Nhật Bản, xuất phát từ ngành sản xuất xe hơi Toyota. Tuy nhiên, nó đã nhanh chóng được ứng dụng vào nhiều lĩnh vực công việc khác nhau như phần mềm, tiếp thị, quản lý dự án, và cả trong cuộc sống cá nhân.
2. Lợi ích của KANBAN trong quản lý công việc
* Linh hoạt khi lập kế hoạch công việc
Một nhóm Kanban sẽ chỉ tập trung vào công việc đang được tiến hành. Sau khi nhóm hoàn thành một hạng mục công việc, họ sẽ loại bỏ hạng mục công việc tiếp theo vào phần công việc đang làm. 
Người đứng đầu dự án có thể tự do sắp xếp lại công việc đang tồn đọng mà không làm gián đoạn nhóm. Miễn là bạn giữ nguyên các hạng mục công việc quan trọng nhất trong số các công việc tồn đọng. 
*Thời gian làm việc được rút ngắn
Chu kỳ thời gian là lượng thời gian cần để một đơn vị công việc đi qua quy trình làm việc của nhóm – từ thời điểm công việc bắt đầu cho đến khi hoàn thành. Bằng cách tối ưu hóa chu kỳ thời gian, nhóm có thể dự báo việc phân phối công việc chính xác trong tương lai. Từ đó, rút ngắn thời gian làm việc.
Trong Kanban, không phải mỗi người nắm giữ một kỹ năng, vì như vậy nếu người đó không hoàn thành tốt công việc thì sẽ sở thành điểm tắc nghẽn trong quy trình. Nên nhóm Kanban luôn hỗ trợ và bổ sung kỹ năng cho nhau, đảm bảo các thành viên luôn được học hỏi và không chỉ tập trung vào kỹ năng nào. 
* Ít tắc nghẽn công việc hơn
Việc đa nhiệm đôi lúc có thể gây ra sự thiếu hiệu quả trong công việc do có quá nhiều đầu việc khác nhau trong nhóm. Đó là lý do tại sao một nguyên lý chính của Kanban là giới hạn số lượng công việc đang thực hiện (WIP). 
Giới hạn công việc đang tiến hành giúp giảm tắc nghẽn và tăng dự phòng trong quy trình của nhóm. 
* Số liệu trực quan
Một trong những giá trị cốt lõi là tập trung vào việc liên tục cải thiện hiệu suất và hiệu quả của nhóm với mỗi lần lặp lại công việc. Trong Kanban, công việc sẽ được theo dõi qua biểu đồ, biểu đồ này cung cấp một cơ chế trực quan cho các nhóm để đảm bảo rằng họ đang liên tục cải thiện. 
Khi nhóm có thể xem dữ liệu, sẽ dễ dàng phát hiện ra các điểm nghẽn trong quy trình (và loại bỏ chúng). Hai báo cáo phổ biến mà phương pháp Kanban sử dụng là biểu đồ kiểm soát và sơ đồ luồng tích lũy.
* Chuyển giao liên tục
Chuyển giao liên tục (CD) là việc thường xuyên làm việc với khách hàng về tiến trình phát hành sản phẩm (đây là một đặc điểm nổi bật của Agile). Kanban và CD bổ sung cho nhau một cách tuyệt vời vì cả hai kỹ thuật đều tập trung vào việc phân phối giá trị đúng lúc (và một lần). 
Ngày nay, một sự thật là nhóm càng cung cấp sự đổi mới cho thị trường nhanh thì sản phẩm của họ sẽ càng có tính cạnh tranh trên thị trường. Và nhóm Kanban tập trung chính xác vào điều đó: Tối ưu hóa luồng công việc cho khách hàng (công tác với khách hàng).


3. KANBAN - Công cụ quản lý công việc hiệu quả

KANBAN không chỉ đơn thuần là một bảng tường thuật các công việc, mà còn là một công cụ mạnh mẽ để quản lý tiến độ công việc và tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Bằng cách sử dụng thẻ KANBAN, bạn có thể theo dõi mọi khía cạnh của công việc, từ tiến độ đến những khó khăn gặp phải và giải pháp cho mỗi vấn đề.

4. Cách áp dụng KANBAN vào công việc hàng ngày

Để áp dụng KANBAN vào công việc hàng ngày, bạn chỉ cần một bảng và một số thẻ. Viết tên các công việc lên thẻ, chia bảng thành các cột tương ứng với trạng thái công việc (ví dụ: "Đang chờ xử lý," "Đang thực hiện," "Hoàn thành"). Khi một công việc chuyển từ một trạng thái sang trạng thái khác, bạn di chuyển thẻ đó sang cột tương ứng. Điều này giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ công việc và quản lý công việc một cách khoa học.

5. Tổ chức công việc thông minh với KANBAN

KANBAN cũng giúp bạn tổ chức công việc một cách thông minh hơn. Bạn có thể định rõ thời hạn cho từng công việc và sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên. Điều này giúp bạn tập trung vào những công việc quan trọng và giúp bạn đạt được hiệu suất làm việc tối đa.

Trên đây là những lý do và cách áp dụng KANBAN vào công việc để tăng năng suất làm việc và quản lý công việc hiệu quả. Nếu bạn đang tìm kiếm một cách mới để cải thiện hiệu suất công việc và quản lý công việc hiệu quả, hãy thử KANBAN ngay hôm nay và trải nghiệm sự thay đổi tích cực trong công việc của bạn!
Chia sẻ bài viết này

Dòng thời gian

Dòng thời gian
  • Tháng 4 2024
  • Tháng 3 2024
  • Tháng 2 2024
  • Tháng 1 2024
  • Tháng 12 2023
  • Tháng 11 2023
  • Tháng 10 2023
  • Tháng 9 2023
  • Tháng 8 2023
  • Tháng 7 2023
  • Tháng 6 2023
  • Tháng 10 2021
  • Tháng 9 2021
  • Tháng 8 2021
  • Tháng 4 2021
  • Tháng 3 2021
  • Tháng 6 2020
  • Tháng 5 2020
  • Tháng 4 2020
  • Tháng 3 2020
  • Tháng 2 2020
  • Tháng 1 2020