Lỗ hổng trong quản lý dự án thiết kế nội thất

Bạn có bao giờ thấy rằng thật khó khăn để quản lý dự án thiết kế nội thất hiệu quả? Ở ngoài kia, có hàng ngàn công ty thiết kế nội thất đang gặp khó khăn trong quản lý. EZMAX xin chỉ ra ba lỗ hổng trong quản lý dự án thiết kế nội thất mà các công ty hay gặp phải. Bạn có thấy bóng dáng của công ty mình trong đó?

Các công ty thiết kế nội thất luôn phải quản lý nhiều dự án thiết kế nội thất. Tuỳ vào khối lượng của dự án mà thời gian dự kiến hoàn thành của dự án có thể kéo dài đến vài tháng hoặc vài năm. Mỗi một căn nhà có hàng nghìn chi tiết khác nhau. Mỗi một chi tiết đó được coi như là một công việc của công ty. Tổng hoà tất cả chi tiết đó mới hình thành nên một bản thiết kế nội thất hoàn chỉnh. Với những người không có thói quen nề nếp thì quản lý một công việc đã sai sót rồi? Quản lý dự án thiết kế nội thất lớn đặt ra nhiều khó khăn cho các công ty thiết kế nội thất.

Thứ nhất, không kiểm soát hết được rất nhiều việc nhỏ

Việc hoàn thành dự án thiết kế nội thất là sự phối hợp trong quy trình thống nhất. Sau khi nhân viên kinh doanh chuyển yêu cầu của chủ đầu tư sang thì các kiến trúc sư thiết kế mới lên phương án tư vấn. Tổ kiến trúc sư phải khảo sát hiện trạng công trình cần thiết kế; gặp gỡ, tư vấn, trao đổi, lấy ý kiến, tổng hợp ý kiến, xác nhận yêu cầu khách hàng thì mới bắt đầu triển khai thiết kế nội thất 2D, lựa chọn vật liệu thiết kế. Quy trình này cần có sự liên hệ với phòng kinh doanh để ký hợp đồng.

Sau đó thì phòng kiến trúc sư phải tiến hành thiết kế 3D. Thường các nhân viên này sẽ chia việc ra để hoàn thành, mỗi nhân viên thường chuyên thiết kế cho 1 vài kiểu phong cách nội thất và chuyên thiết kế cho phòng nhất định. Có những nhân viên chuyên thiết kế phòng ngủ, có nhân viên chuyên thiết kế phòng khách, lại có những nhân viên chuyên thiết kế phòng bếp.

Cả dự án là sự tổng hợp của hàng nghìn đầu việc khác nhau. Nếu so sánh dự án như một đoàn tàu thì những công việc trong dự án chính là các toa tàu. Từng công việc phía trước phải làm xong thì mới có thể tiến hành công việc tiếp theo. Một đoàn tàu thiếu đi 1 toa thì không thể kéo cả đoàn tàu đi được. Nếu một công việc chưa hoàn thành thì công việc sau sẽ bị trì hoãn.

Dự án là một quy trình thống nhất

Người quản lý dự án thiết kế nội thất có quá nhiều việc và không thể kiểm soát hết được. Họ bị rối trong mớ công việc nhỏ và lẻ tẻ, không biết được công việc này sắp phải làm chưa, hoàn thành đến đâu rồi, thời gian còn lại bao nhiêu? có phải là việc gấp hay không. 

Hãy thử tưởng tượng, khi bạn đến giai đoạn làm hồ sơ kỹ thuật rồi nhưng mà kinh doanh vẫn chưa thu tiền lần 1 hoặc là bên thiết kế quên thiết kế khu vệ sinh. Không thể liên kết các công việc với nhau sẽ dẫn đến những sai sót khôn lường.

Thứ hai, không quản lý được tiến độ dự án

Mỗi một dự án có hàng nghìn đầu việc cần làm. Dự án là một quy trình hoàn hảo từ công việc đầu tiên kết nối tới công việc cuối cùng. Những công việc có thể dễ dàng làm nếu tập trung nhưng nếu có hàng nghìn công việc nhỏ phải theo một quy trình thì bạn có dễ dàng làm thế không? Muốn dự án đúng tiến độ thì hàng nghìn công việc phải đúng tiến độ.

Không quản lý được tiến độ là lỗ hổng tồi tệ trong quản lý dự án thiết kế. Công ty thiết kế nội thất không quản lý được tiến độ của từng công việc. Kế hoạch thì đã rõ ràng, nhưng làm sao để làm theo đúng kế hoạch mới là bài toán khó. Nhân viên không nhớ được mình phải làm những việc gì, nhớ ra việc gì là làm việc đó, đến lúc có việc gấp hơn thì bỏ ngay việc đang làm. 

Không quản lý được tiến độ dự án

Người quản lý không kiểm soát được mức độ hoàn thành của công việc của nhân viên. Nếu có một công việc thì người quản lý có thể dễ dàng biết được tiến độ dự án. Nhưng không, mỗi dự án có hàng trăm nghìn công việc khác nhau, mỗi công việc lại phân cho nhân viên khác nhau phụ trách. Muốn biết tiến độ công việc, người quản lý buộc phải hỏi tất cả mọi người. Dù biết được tiến độ của từng nhân viên, người quản lý lúc này chỉ biết đốc thúc chứ khó mà xác định rõ dự án đang hoàn thành được bao nhiêu rồi!

Chia sẻ của một người có kinh nghiệp lâu năm trong nghề thiết kế nội thất, ông Bùi Việt Hoài đã từng chia sẻ với EZMAX rằng: “Công ty tôi mỗi tháng có đến 5-6 dự án nhưng lại thường xuyên bị chậm tiến độ. Tôi đốc thúc nhân viên nhiều mà không thấy hiệu quả. Không chỉ mình tôi mà các đồng nghiệp của tôi cũng gặp tình trạng tương tự”

Thứ ba, không quản lý được nhân viên của dự án

Nhân viên thiết kế nội thất thường có thời gian làm việc rất linh hoạt, họ có thể làm việc tại nhà, đi khảo sát công trình, đến gặp gỡ khách hàng...Người quản lý không ở cạnh nhân viên thì làm sao để quản lý được họ? Một lỗ hổng trong quản lý dự án thiết kế nội thất là nhân viên sử dụng thời gian làm việc riêng hoặc làm việc không hiệu quả. Hoặc ngược lại, nhiều lúc nhân viên có làm việc mà người quản lý lại nghĩ là họ lười biếng. Người quản lý không có bộ công cụ nào để quản lý từng việc nhỏ như thế. Dù theo hướng nào thì cũng gây một tâm lý không hài lòng trong công ty. Nhân viên thấy mình không được coi trọng, chất lượng quản lý không cao, hiệu quả công việc bị giảm.

Công ty không quản lý được nhân viên dự án

Những lỗ hổng trong quản lý dự án thiết kế nội thất khi để lâu, nó có thể là những con sâu ăn dần ăn mòn cả dự án. Dự án sẽ bị kéo dài thời gian, chậm tiến độ, lạm chi, đội vốn, nhân viên làm việc không hiệu quả dẫn đến gây thất thoát ngân sách, giảm doanh thu, tăng chi phí. Lâu dài tình trạng này xảy ra sẽ dẫn đến giảm lợi nhuận của doanh nghiệp, tạo môi trường làm việc không chuyên nghiệp.

Giải pháp nào để lấp lỗ hổng trong quản lý dự án thiết kế nội thất? Đọc ngay bí quyết quản lý dự án nội thất hơn 100 công ty thiết kế nội thất tin dùng.

Như vậy, chúng ta vừa cùng tìm hiểu lỗ hổng trong quản lý dự án thiết kế nội thất. Bạn có thấy mình đang ở trong đó? Thay vì đau đầu thì hãy hành động ngay để giúp doanh nghiệp mình.
Dùng thử Miễn Phí phần mềm quản lý Ezmax CRM ngay tại: 

Chia sẻ bài viết này

Dòng thời gian

Dòng thời gian
  • Tháng 6 2020
  • Tháng 5 2020
  • Tháng 4 2020
  • Tháng 3 2020
  • Tháng 2 2020
  • Tháng 1 2020